- die etwas andere Phasenplanung im IAG

In den letzten Jahren hatten wir immer das Gefühl, und dies haben wir unseren Kunden auch so kommuniziert, dass die Einführung eines Identity Management Systems sich wie eine Reise verhält. Um dies genauer zu betrachten und etwaige Parallelen eines solchen Projektes mit einer Expedition zu vergleichen, habe ich mich intensiv mit einem erfahrenen Expeditions-Profi unterhalten. Aus den Diskussionen mit Bruno Jelk (www.jelk-zermatt.ch), einem Bergrettungs-Experten, der lange Jahre bei der Air Zermatt gearbeitet hat und mehre Male in Nepal Expeditionen und Rettungen durchführte, entstand dieser Bericht und eine dreiteilige Webinar-Reihe.

Expeditionen kann man grob in drei verschiedene Phasen einteilen, die Vorbereitung, die Reise und die Rückkehr. Betrachtet man ein Identity Management Einführungsprojekt von der fachlichen und organisatorischen Seite, kann diese Einteilung hier ebenfalls angewendet werden. Und zwar egal, ob es sich nun um ein traditionelles on premise oder um ein etwas moderneres Projekt in der Cloud handelt.

Gehen wir nun auf die verschiedenen Phasen ein und finden wir die Gemeinsamkeiten zwischen Expedition und IAM-Projekt.

Die Vorbereitung

In der Expedition gilt es, alle Anforderungen an Ausrüstung, Wetterlage, Möglichkeiten und die zu erwartenden wie auch die nicht zu erwartenden Herausforderungen zu berücksichtigen und Risiken abzuschätzen. Fehler, die hier gemacht werden, entscheiden über Erfolg oder Misserfolg der Expedition. Die meisten eigen verschuldeten Fehler werden genau in dieser Phase gemacht.

Die Auswirkungen dieser Versäumnisse sind bei der Expedition unter Umständen dramatisch und können Leben kosten. Der Expeditionsleiter trägt die ganze Verantwortung und sollte also Erfahrung und Kompetenz mitbringen. Die Planung der Logistik, wie Verteilung von gleichartigen Gegenständen in verschiedene Transportkisten, um beim Verlust einer Kiste nicht das ganze Material zu verlieren, also einen Plan B zu haben, ist genauso wichtig, wie die Planung der verschiedenen Camps, die Akklimatisierungszeit und die Anzahl von Helfern vor Ort.

Bei Projekten verhält es sich ähnlich bei der Gewichtung der verschiedenen Phasen. Fehler, die in der Vorbereitung gemacht werden, haben wahrscheinlich weniger dramatische Folgen, da es hier nicht um das Leben der beteiligten Personen geht. Die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg kann aber auch hier schon fallen. Es gilt die Gegebenheiten beim Kunden intern, sprich die «Grosswetterlage», und die Bedürfnisse des Kunden zu ergründen.

Einer der grössten Fehler in dieser Phase ist die grundsätzlich falsche Herangehensweise. So wird im ersten Schritt versucht, ein Produkt zu finden, anstelle zuerst eine Analyse der fachlichen und organisatorischen Bedürfnisse durchzuführen und erst aufgrund dieser Resultate das richtige Produkt zu suchen.

Wie sind die Gegebenheiten beim Kunden, sind Ressourcen vorhanden, gibt es genügend Unterstützung durch das Management, wie sehen die verschiedenen Risiken aus? All das sind Fragen, stellen sich hier genauso wie bei einer Expedition. Ziele sind zu definieren, Erwartungshaltungen betreffend der Zielerreichung in den verschiedenen Abteilungen sind zu erörtern. Im Gegensatz zur Expedition, wo die Hauptziele sein können, den anvisierten Berggipfel zu erreichen und mit allen Teilnehmern und Helfern gesund wieder zurück zu kommen, können die Ziele in IAG-Projekten sehr viel weiter gefächert sein.

Ein Projektleiter oder ein hinzugezogenen Projekt-Coach mit viel Erfahrung ist zwar kein Erfolgsgarant, aber minimiert doch das Risiko des Scheiterns. Eine Schönwetter-Projektplanung hilft auch hier niemandem, das Einbauen von Pausen, eine Zeit der Akklimatisierung des Projektteams gehören ebenfalls dazu.

Die Vorbereitungsphase ist somit die wichtigste Phase bei der Expedition wie auch bei einem Projekt. Hier können 80% der Fehler, die zum Scheitern eines Projekts führen, vermieden werden.

Die Reise

Nun geht es darum, die Planung in die Tat umzusetzen. Rahmenbedingungen, die sich geändert haben, einzubeziehen und sich den neuen Gegebenheiten anzupassen. Unsere beschriebene Expedition hat Glück: Alles Material ist im Basis Lager gut angekommen. Es gilt nun, die Wege zu den verschiedenen Zwischenlagern zu sichern und vorzubereiten, was vor allem durch die lokalen Helfer erledigt wird. So werden zum Beispiel 4000 Meter Seile und Leitern verlegt und damit der Weg gesichert.

Die Teilnehmer müssen sich akklimatisieren. Um bereit zu sein, den 8380 Meter hohen Lhotse ohne Hilfe von Sauerstoff zu besteigen, wurden zuvor Berge mit über 6000 Metern Höhe mehrfach bestiegen. Schlechtes Wetter und zahlreiche Lawinen erschweren die Expedition, die Planung muss mehrere Male angepasst werden. Zum Schluss der Expedition vereitelt eines der Ziele, alle Teilnehmer wieder gesund nach Hause zu bringen, den Erfolg. Denn nur zwei Bergführer erreichen den Gipfel. Ein Teilnehmer erlitt starke Erfrierungen und muss gerettet werden. Die Expedition wird daraufhin abgebrochen, eine Weiterführung ist aus zeitlichen Gründen nicht mehr möglich.

Im Projekt zeigt sich auch immer wieder, dass die Voraussetzungen nicht konkret der Planung entsprechen. Hier gibt es jedoch die Möglichkeit durch Changes grössere Änderungen anzubringen und so steuernd entgegenzuwirken. Die Akklimatisierung, ein Prozess, der in den Projekten meist vergessen wird, erfolgt am Anfang dadurch, dass sehr viele verschiedenen Beteiligte, Projektleiter, fachliche und technische Verantwortliche involviert sind. Jeder hat seine eigenen Ansichten und Ziele. Diese Findungsphase muss bei der Planung einberechnet werden. Dadurch lassen sich Reibungsverluste vermeiden und einzelne Personen werden abgeholt.

So wie sich bei der Expedition die Wetterverhältnisse verändern, können sich auch im Projekt die Anforderungen ändern. Oftmals sieht der Kunde erst jetzt, was noch alles möglich ist und wäre. Diesem Umstand tragt man Rechnung, indem der abgemachte Skope zwar angepasst, aber nicht komplett geändert wird. Hier obliegt es der Projektleitung oder dem Projekt-Coach, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und zu steuern.

Vermeintliche Showstopper oder die Veränderung eines Zieles kann innerhalb der Projektreise abgefangen werden und führt nicht zwangsweise, so wie Verletzungen von Teilnehmen bei der Expedition, zum Abbruch. Die Risiken sind hier nicht so hoch und einschneidend. Eine offene Kommunikation der Beteiligten macht ein Weitermachen meist möglich.

Unwegsamkeiten treten in jedem Projekt auf und die Planung wird dadurch immer wieder aufs Neue auf die Probe gestellt. Aber mit einer guten Kommunikationsstrategie wird dem gekonnt entgegengesteuert.

Die Rückkehr

Ein weiteres Ziel einer Expedition in einer fremden Region sollte es sein, keinen Abfall oder ähnliches zu hinterlassen. Leider wird dieses Ziel nicht von allen Expeditionen geteilt. Der Abfall wird verbrannt, Ausrüstungsgegenstände wie Fässer, Esswaren und Bergmaterial werden an die Träger und Sherpas verschenkt, die dies sehr gut nutzen können. Einiges Bergmaterial und Zelte werden in Kathmandu eingelagert, sodass weitere, nachfolgende Expeditionen davon profitieren können.

Nach der Expedition und der Rückkehr werden die Teilnehmer in ihren Heimtorten gebührend gefeiert, Berichte und Vorträge über die Expedition werden gehalten, weitere Expeditionen in die Region unternommen.

Die Kontakte, die damals geknüpft werden, führen Jahre auch danach dazu, dass Teilnehmer dieser Expedition die Ausbildung von nepalesischen Bergrettern übernommen haben, was zu einer nachhaltigen Stärkung der lokalen Ressourcen in Nepal führt.

Die Projektphase der Rückkehr wird in der Regel mit dem GoLive des Identity Management Systems gleichgesetzt. Es findet eine Übergabe des Projektes an den Betrieb statt und auch hier versucht man, eine saubere Umgebung zu übergeben. Meistens werden nach einem ersten GoLive noch weitere Systeme in weitergehenden Projekten realisiert.

In dieser Phase des Projektes ist es wichtig, den Beteiligten eine Zeit zur Erholung zu geben, bevor die nächste Implementierung erfolgt. Weiters soll der Projektabschluss und das dazugehörige Feiern nicht einfach übergangen werden. Wie in jeder Disziplin, sich am Ende zufrieden die Hand zu reichen.

Hinweis:

Die dreiteilige Webinar Serie zu diesem Thema finden Sie unter folgenden Links:

Teil1: https://attendee.gotowebinar.com/recording/7934184076219050755

Teil2:  https://attendee.gotowebinar.com/recording/1538990142290522895

Teil 3: https://attendee.gotowebinar.com/recording/1850499378780321808