Als interner IT-Supplier unterstützt die Otto Group IT die gesamte Otto Group mit innovativen und effizienten „fit-for-purpose“-IT-Lösungen, die durch Standardisierungen, kontinuierliche Qualitätsverbesserungen und Innovationen ständig weiterentwickelt werden. Die rasante Entwicklung und die heterogene Unternehmensstruktur der Otto Group stellen enorme Anforderungen an die IT-Infrastruktur – und an die Sicherheit. Für die Verwaltung von Berechtigungen und Identitäten in diesem ausgesprochen agilen und komplexen Umfeld verlässt sich die Otto Group IT seit Jahren auf die IAM-Lösung von One Identity – und auf IPG. Dank der vielseitigen Individualisierungsmöglichkeiten erfüllt die Software die Bedingungen aller Abteilungen und Konzernunternehmen und hält mit der technologischen Entwicklung Schritt. Ab der ersten Stunde konnte sich die Otto Group IT dabei auf das fundierte Know-how und die große Erfahrung der IAM-Experten von IPG verlassen.

Seinen Anfang nahm das umfangreiche IAM-Projekt bereits 2014 mit einer Vorgängerversion von One Identity. Das Ziel war, einen User-Lifecycle aufzubauen und zu betreiben. Dafür wurden aus verschiedenen Systemen, unter anderem aus SAP, Daten geliefert und in das Zielsystem verbreitet. Daraus folgend erhalten neue Angestellte nun ein «Starterpaket», mit dem sie ab Tag eins arbeiten können: Ausweis, Nutzerprofil und Accounts inkl. Hardware. Weitere benötigte Ressourcen können Mitarbeitende oder deren Vorgesetzte selbst im IT-SHOP bestellen. Durch den hohen Automatisierungsgrad hinter den Prozessen ist keine Zuarbeit von Otto Group IT-Mitarbeitenden notwendig.

Die intensive Zusammenarbeit mit IPG besteht seit 2016; die Experten von IPG begleiten als IAM-Partner jeden einzelnen Prozessschritt, kennen alle unternehmensspezifischen Eigenheiten aus dem Effeff und wissen auch bei Unvorhergesehenem jederzeit, was zu tun ist. Die Devise von Malte Krüß, zuständiger Software-Architekt bei der Otto Group IT: «Der Hauptgrund für die Zusammenarbeit mit externen Partnern ist ihr spezifisches Fachwissen und ihre Erfahrungen von anderen Projekten, die in unserem Team so nicht vorhanden sind.»

Die stetige Weiterentwicklung der IAM-Lösung stellt den reibungslosen und zuverlässigen Ablauf langfristig sicher, ungeachtet der laufend wachsenden Anzahl an Zielsystemen. Mittlerweile stehen im IT-SHOP der Otto Group IT über 190.000 Produkte (Berechtigungen, Software, Hardware) zur Verfügung. Auch die IT-Sicherheit soll stets maximal gewährleistet sein. Da ständig größere und kleinere IAM-Projekte in der Umsetzung sind, befinden sich die Mitarbeitenden von IPG und der Otto Group IT im regelmäßigen Austausch.

Zentrales Anliegen ist, dass sich sämtliche Systeme immer auf dem neusten technologischen Stand befinden. Alle Anwendungen werden permanent überwacht und regelmässige Revisionen mit ausführlichen Prüfberichten durchgeführt. Diese Komplexität ist auch für versierte IT-Fachleute herausfordernd, daher ist die enge Zusammenarbeit mit den Spezialisten von IPG für den Kunden unabdingbar. Die Nähe von IPG zu One Identity als Premium Partner, aber auch die Unabhängigkeit von Herstellern, sind unschlagbare Vorteile. Der nächste große Schritt wird die Migration auf die neueste One Identity-Version 9.2 sein.

Der Hauptfokus der Otto Group IT hinsichtlich IAM liegt auf Automatisierung und IT-Sicherheit. Weitere zentrale Themen sind die regelmäßigen Zertifizierungen und Rezertifizierungen sowie die Weiterentwicklung des User-Lifecycle. Alle zwei bis drei Jahre wird das gesamte Tool-Set neu überprüft – und jedes Mal überzeugte One Identity aufs Neue. Außergewöhnlich ist dabei auch der hohe Individualisierungsgrad. Kaum ein Unternehmen hat eine IAM-Lösung mit einem solch enormen Funktionsumfang im Einsatz.

Mit OTTO Payments, dem internen Zahlungsdienstleister der Otto Group, mussten zudem neue, sehr strikte Regulierungen implementiert werden. Die verschiedenen Konzernunternehmen arbeiten nach eigenen Philosophien, die alle zusammengeführt und in ein System eingebunden werden müssen. Mit zwei Update-Runden pro Woche ist die Otto Group IT sehr agil unterwegs. Der Otto Group Konzern wächst stetig und befindet sich im täglichen Wandel – immer vor dem Hintergrund enormer Sicherheitsanforderungen. Anstelle weniger großer Pakete spielen die Entwickler*innen deshalb in kurzen Abständen viele kleine Änderungen ein, die sich reibungslos einfügen.

Das zentrale IAM-System ist ein Single Point of Failure – eine Störung würde sehr schnell sehr kostenintensiv sein, weil die gesamten Mitarbeitenden bei einem Ausfall nicht mehr produktiv sein könnten. Nur mit einem erfahrenden IAM-Experten, wie IPG als Partner, hat die Otto Group IT die Sicherheit, dass alles reibungslos funktioniert und sie sich 100 Prozent verlassen kann. In der Vergangenheit wie auch in der Zukunft.

Der User-Lifecylce in einer der größten deutschen Handels- und Dienstleistungsgruppen läuft mit einem hohen Automatisierungsgrad; er wächst in einem sich laufend wandelnden Umfeld stetig weiter.

Vorteile im Überblick:

• Erfolgreiche Einführung eines komplexen User-Lifecycles
• IAM-Prozess für neue Mitarbeitende mit hohem Automatisierungsgrad
• Garantiert effiziente und sichere Abläufe
• Hoher Individualisierungsgrad
• Sehr hohe Flexibilität in Bezug auf Entwicklung und Automatisierung
• Geringer Zeitbedarf für neue Umsetzungen
• Ergebnisse von neuen Anpassungen sind schnell sichtbar
• Erfüllung von Revisionsanforderungen
• Regelmäßige Informationsveranstaltungen durch IPG